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ウーマン

セーフティーネットの機能

ファイル

ファイルの誤送信対策

ファイル送信システムの特徴としてセーフティーネットの機能が充実しているという点があります。ファイル送信システムを導入して運用する目的として着目されることも多い機能です。メールによるファイル送信を行っていると誤送信を行ってしまうことは稀にあります。それが一大事になるリスクも秘めているのは明らかであり、送るべきではない相手に対して顧客情報や新規プロジェクトの進行状況などの機密情報が届いてしまうこともあるでしょう。ファイル送信システムを利用することによってそのセーフティーネットをかけることができます。一度送信してしまったとしても、そのファイルをダウンロード不可能にできるため、誤送信に気づいたら速やかに無効化を実施すれば問題なくなるのです。

監視システムの必要性

ファイル送信システムを運用して誤送信対策を行ったとしても、送信した人が誤送信だと気づかなければ無効化することはできないのが基本です。監視システムを作る必要性があるのは確かでしょう。しかし、システムによってはそれを予め組み込んでいるものもあります。送信処理を行った際に管理担当者に対してメールが送信され、そのチェックを受けた後でアップロードされるというシステムが組み込まれているものもあるのです。送信するごとに全てのファイルが監視下に置かれるという設定で運用することもできますが、送信ごとにチェックが必要かどうかを設定することも可能です。重要なファイルを扱っている人の送信ファイルだけ監視下に置くという運用を行えます。